Ali imate pogosto občutek, da ste preobremenjeni s količino dela, ki ga imate? Ste morda zamudili pomemben rok? Ali pa ste enostavno nekaj pomembnega pozabili narediti?
Organizacijske spretnosti in veščine niso nekaj, kar bi bilo ljudem dano samo po sebi. Zato se jih morate učiti, jih razvijati in uriti. To pa naredite tako, da najprej izkoristite svoje organizacijske sposobnosti ter sposobnosti prioritiziranja. Namreč, če želite biti pri svojem delu čimbolj učinkoviti, si morate znati delo dobro organizirati. Vsaka minuta, ki jo porabite za načrtovanje svojih nalog, vam lahko kasneje pri izvedbi prihrani deset minut, pravi Brian Tracy, ki je največja avtoriteta na področju poslovne in osebne uspešnosti na svetu.
Običajno traja od 10 do 12 minut, da naredite seznam dnevnih opravil ter jih ustrezno porazdelite. S tem boste dnevno prihranili do 2 uri dragocenega časa, ki bi ga sicer porabili za improvizacijo in skakanje od ene do druge naloge. Poleg tega morate znati dati posameznim nalogam prednost pred drugimi. Le tako boste lahko dosegli najboljše možne rezultate, glede na vloženo energijo. Torej, boljši načrt kot imate, lažje boste prenehali z odlašanjem. Posledično boste šli hitreje v akcijo oziroma boste hitreje ugriznili v »kislo jabolko«.
Ustvarite si svoj seznam nalog
Obstajajo štirje različni seznami, ki jih potrebujete, da boste lahko izboljšali svoje organizacijske spretnosti.
Najprej morate ustvariti glavni oziroma splošen seznam. Nanj napišite vse, kar želite doseči ali postati v naslednjih mesecih, letih. To je vaš osnovni seznam, iz katerega boste izhajali pri pisanju ostalih treh seznamov.
Mesečni seznam pripravite na koncu vsakega meseca za naslednji mesec. Ta lahko vsebuje tudi nekatere točke iz prvega seznama.
Mesečne naloge morate razčleniti v tedenske naloge. Zato si ustvarite tedenski seznam nalog, ki jih morate opraviti v naslednjem tednu. To je nekakšen delovni seznam, saj se lahko kasneje tekom tedna spreminja ter dopolnjuje.
Zadnji je dnevni seznam, na katerega prenesite naloge iz mesečnih in tedenskih seznamov ter jih konkretno opredelite. Vsako opravljeno nalogo iz seznama nato odkljukajte. Ta aktivnost vam bo dala vizualno sliko vaših dosežkov ter občutek uspešnosti. S tem pa boste nedvomno izboljšali organizacijske spretnosti. Svoj seznam nalog si pripravite za vsak dan posebej, saj boste le tako vedeli, kaj točno morate tisti dan narediti. Najbolje je, da si seznam pripravite po koncu delavnika ali zvečer pred spanjem. Na ta način bo vaša podzavest celo noč delala na vašem seznamu. Zjutraj se boste zbudili polni idej in motivacije, da naloge uspešno opravite.
Ustvarite si svoj seznam nalog
Naloge morate pravilno uvrstiti na seznam, saj ni vsaka naloga enako pomembna. Če to znate, lahko svojo produktivnost povečate tudi za 25 % ali več, trdi Tracy, ki je v svoji 30-letni karieri na svojih seminarjih gostil že več kot 5 milijonov ljudi iz celega sveta. Je avtor 45 knjižnih uspešnic in preko 300 avdio programov. Svetoval je že več kot 1000 organizacijam, med njimi tudi IBM, Coca-Cola, Ford, 3M, Johnson & Johnson, American Express in Toyota.
